Vì sao nên lựa chọn phần mềm quản lý văn bản

Giấy tờ là một phần quan trọng trong để hình thức hóa các hoạt động làm việc trao đổi giữa công ty với khách hàng, công ty với công ty. Để giữ giấy tờ ngăn nắp, đúng trật tự, nếu các công ty luôn cần đến những nhân viên dữ liệu quản lý chuyên nghiệp thì giờ đây với phần mềm quản lý văn bản, việc này đã không ngừng được nâng cao hiệu quả trong việc lưu trữ, quản lý và tìm kiếm. Cụ thể hơn chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý văn bản ngay sau đây.
1. Phần mềm quản lý văn bản là gì?
Đây là một phần mềm được thiết lập dựa trên mục đích dùng cho việc quản lý, phân loại đồng thời tổ chức, sắp xếp theo một trật tự khoa học, để thuận tiện cho việc tìm kiếm, lưu trữ hay theo dõi lại. Việc quản lý hiệu quả của phần mềm này sẽ giúp cho các đơn vị tránh được những rủi ro thiếu sót, mất mát các loại giấy tờ văn bản quan trọng. 
2. Những phương pháp quản lý giấy tờ thông dụng
Trước khi có sự xuất hiện của các phương thức hiện đại, giấy tờ thường được phân loại sắp xếp dựa trên một số những phương pháp như: quản lý bằng hồ sơ giấy, quản lý bằng thư mục điện tử,… 
Phương pháp sử dụng hồ sơ giấy là kiểu truyền thống được sử dụng rộng rãi tại các văn phòng, thời đại này máy tính chưa phát triển và còn nhiều điều xa lạ, nhân viên sắp xếp sẽ phân loại các văn bản từ tổng thể đến chi tiết, hoặc dựa theo những yêu cầu, chủ đề để tiến hành phân loại chi tiết các văn bản theo đặc trưng, tính chất cụ thể. Cách sắp xếp này gây mất rất nhiều thời gian để đọc, phân loại, tìm kiếm, sắp xếp đồng thời gây nhiều tốn kém không chỉ lãng phí tài nguyên giấy mà còn chiếm nhiều không gian lưu trữ, gây khó khăn cho việc quản lý. 
Sau này khi máy tính đã lưu hành nhiều hơn, các văn phòng bắt đầu sử dụng phương thức các file, folder để phân chia, nhưng cách này cũng dễ dẫn đến mất mát khi hệ thống lưu trữ hỏng hóc.
Hiện nay với phần mềm quản lý văn bản chuyên dụng, các công ty có thể kết hợp quản lý dữ liệu song song với điều hành tác nghiệp, nhân đôi hiệu quả làm việc cùng hệ thống lưu trữ, quản lý tự động của phần mềm này.
3. Edocman - lựa chọn ưu việt trong quản lý văn bản
Phần mềm giúp bạn lưu trữ, quản lý tùy theo những chuẩn mực nhất định được đặt ra, bên cạnh việc phân loại hiệu quả, phần mềm tự động lưu trữ bảo vệ dữ liệu, giúp các doanh nghiệp tránh được những rủi rõ sự có mất tài liệu. Hệ thống tự động, đồng bộ hóa ưu việt tạo nên vòng quản lý an toàn bảo mật hiệu quả. 
07/01/2019

Gửi bình luận

Tên của bạn *
Email *
Cảm nhận *